আপনার ফ্রিল্যান্সিং সিস্টেমের মূল ভিত্তি হলো একটি সেন্ট্রাল প্রজেক্ট ডাটাবেস। এটিকে শুধু একটি সাধারণ টেবিল ভাবলে ভুল হবে; এটি একটি শক্তিশালী হাব যা আপনার সব প্রজেক্ট, ক্লায়েন্ট এবং ডেডলাইনকে এক জায়গায় নিয়ে আসে। যেহেতু আপনি Notion-এর বেসিক বিষয়গুলো জানেন, তাই আমরা সরাসরি ডাটাবেসের অ্যাডভান্সড ফিচারগুলো নিয়ে কাজ করব।

প্রথমেই, একটি নতুন পেইজ তৈরি করে /database - full page কমান্ডটি ব্যবহার করুন। এর নাম দিন "আমার প্রজেক্টস" বা আপনার পছন্দের কিছু। এটিই হবে আপনার সকল ফ্রিল্যান্সিং কাজের কেন্দ্রবিন্দু।

ডাটাবেসের আসল শক্তি এর প্রপার্টিগুলোতে। প্রতিটি প্রপার্টি আপনার প্রজেক্টের একটি নির্দিষ্ট তথ্য ধারণ করে, যা আপনাকে কাজগুলো সাজাতে এবং ট্র্যাক করতে সাহায্য করে। আসুন কিছু প্রয়োজনীয় প্রপার্টি সেট আপ করি।

স্ট্যাটাস প্রপার্টিটি আপনার কাজের প্রক্রিয়া পরিচালনার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। ডিফল্ট অপশনগুলো মুছে ফেলে আপনার ফ্রিল্যান্সিং কাজের উপযোগী ধাপগুলো যোগ করুন। যেমন: 'Lead' (সম্ভাব্য কাজ), 'Active' (চলমান কাজ), 'On Hold' (বিরতিতে থাকা কাজ) এবং 'Completed' (সম্পন্ন কাজ)। প্রতিটি ধাপের জন্য ভিন্ন ভিন্ন রঙ ব্যবহার করলে এক নজরেই সব বোঝা যায়। এই পদ্ধতিটি Kanban বোর্ডের মতো কাজ করে, যা আপনার কাজের অগ্রগতি ট্র্যাক করা সহজ করে তোলে।

ডেডলাইন সেট করার জন্য 'Date' প্রপার্টি ব্যবহার করুন। দীর্ঘমেয়াদী প্রজেক্টের জন্য, আপনি 'End date' অপশনটি চালু করে একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা (যেমন, ১লা জুন থেকে ৩০শে জুন) নির্ধারণ করতে পারেন। এছাড়াও, Notion আপনাকে ডেডলাইনের আগে রিমাইন্ডার সেট করার সুযোগ দেয়, যা সময়মতো কাজ শেষ করতে সাহায্য করে।

আপনার ডাটাবেসে অনেক প্রজেক্ট থাকতে পারে, কিন্তু সবসময় সব তথ্য আপনার প্রয়োজন হবে না। এখানেই কাস্টম ভিউ এবং ফিল্টার কাজে আসে। আপনাকে একাধিক ডাটাবেস তৈরি করতে হবে না; একটি ডাটাবেসেরই বিভিন্ন ভিউ তৈরি করে আপনি প্রয়োজন অনুযায়ী তথ্য দেখতে পারবেন।

আসুন কয়েকটি দরকারী ভিউ তৈরি করি:

1. অ্যাক্টিভ প্রজেক্টস (লিস্ট ভিউ): শুধু চলমান কাজগুলো দেখার জন্য একটি ক্লিন ভিউ। '+' বাটনে ক্লিক করে একটি নতুন 'List' ভিউ তৈরি করুন। এরপর 'Filter' অপশনে যান এবং একটি নতুন ফিল্টার যোগ করুন: স্ট্যাটাস is Active। এখন এই ভিউতে আপনি শুধুমাত্র সেই প্রজেক্টগুলোই দেখতে পাবেন যেগুলো বর্তমানে চালু আছে।
2. প্রজেক্ট পাইপলাইন (বোর্ড ভিউ): আপনার কাজের সম্পূর্ণ ফ্লো দেখার জন্য এটি সেরা। একটি নতুন 'Board' ভিউ তৈরি করুন এবং 'Group by' অপশনে 'স্ট্যাটাস' নির্বাচন করুন। এটি আপনার প্রজেক্টগুলোকে তাদের স্ট্যাটাস অনুযায়ী কলামে সাজিয়ে দেবে।
3. ডেডলাইন ক্যালেন্ডার (ক্যালেন্ডার ভিউ): আসন্ন ডেডলাইন ট্র্যাক করার জন্য একটি ক্যালেন্ডার ভিউ তৈরি করুন। নতুন 'Calendar' ভিউ তৈরি করলে Notion স্বয়ংক্রিয়ভাবে 'Date' প্রপার্টি ব্যবহার করে এটি সেট করে দেবে।

আপনি চাইলে আরও জটিল 필터িং করতে পারেন। যেমন, একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের সকল সম্পন্ন কাজ দেখতে চাইলে দুটি ফিল্টার একসাথে ব্যবহার করতে পারেন: ক্লায়েন্ট is [ক্লায়েন্টের নাম] AND স্ট্যাটাস is Completed।

এই সেন্ট্রাল ডাটাবেস এবং এর বিভিন্ন ভিউ আপনার ফ্রিল্যান্সিং ওয়ার্কস্পেসের ভিত্তি। একবার এটি সঠিকভাবে সেট আপ হয়ে গেলে, আপনি আপনার সমস্ত কাজ একটি জায়গা থেকেই পরিচালনা করতে পারবেন, যা আপনার সময় বাঁচাবে এবং আপনাকে আরও বেশি সংগঠিত রাখবে।